Démo interactive : La nouvelle liste des documents
Consulter, filtrer et suivre les documents du projet
La fenêtre Documents a été refondue : onglets par type de document, filtres contextuels, colonnes et groupements personnalisables, circuits d'approbation détaillés et suivi des révisions. Cette notice présente les nouveautés pour la consultation quotidienne.
Sommaire
1Découvrir la nouvelle fenêtre
La fenêtre Documents s'organise désormais en onglets par type de document : « Tous les documents », puis un onglet par type (État d'avancement, Certificat de paiement, Facture…), chacun avec son compteur. À l'ouverture, l'onglet « Tous les documents » est toujours sélectionné.
La fenêtre Documents : onglets par type, barre d'outils et boutons Importer / Exporter.
La barre d'onglets : un onglet par type de document, avec son compteur.
La barre d'outils : Colonnes, Grouper, recherche, Filtrer et boutons filtres rapides.
Les boutons Importer et Exporter.
La recherche, le bouton « Filtrer » et les boutons filtres s'appliquent à l'onglet courant : sur un onglet de type, ils ne portent que sur les documents de ce type.
2Rechercher et filtrer
- Cliquez sur Filtrer et choisissez vos critères : lots, statut, période (calendrier), montant HT (≠ / = / > / <), date d'ajout.
- Chaque critère posé s'affiche en chip jaune dans le bouton. La croix d'une chip annule ce seul critère.
- Pour tout annuler d'un coup : survolez le picto du bouton « Filtrer » — l'entonnoir devient une croix — et cliquez.
Trois critères actifs : le lot, la période et le montant, chacun annulable par sa croix.
Les chips des critères actifs, avec leur croix d'annulation.
Le picto du bouton : au survol, l'entonnoir devient une croix qui annule tous les critères.
Cinq boutons filtres rapides, mutuellement exclusifs, complètent la recherche :
| Bouton | Affiche |
|---|---|
| À traiter par moi | Les documents que vous devez encore approuver ou signer. |
| À traiter | Les documents avec au moins une approbation ou signature en attente. |
| Approuvés | Les documents dont le circuit d'approbation est terminé favorablement. |
| Signés | Les documents signés par tous les signataires. |
| Refusés | Les documents ayant reçu au moins un refus. |
3Organiser le tableau : colonnes et groupement
- Le bouton Colonnes ouvre la sélection des colonnes à afficher. Sur un onglet de type, seules les colonnes pertinentes pour ce type sont proposées. Votre sélection est mémorisée par onglet.
- Le bouton Grouper permet 0 à 3 niveaux de groupement : Type, Lot, Période sur « Tous les documents » ; Lot, Période sur un onglet de type. L'ordre de cochage définit les niveaux (badges 1, 2, 3) ; glissez pour réordonner. Les groupes se replient d'un clic.
- Au survol d'une en-tête de colonne, deux pictos apparaissent : le filtre de la colonne et le menu (tri croissant/décroissant, ajustement des largeurs, épinglage). La flèche de l'en-tête indique le sens du tri.
Le popover Grouper : Lot (niveau 1) puis Période (niveau 2) ; la chip du bouton rappelle la hiérarchie.
4Lire une ligne : fichiers, révision, visionneuse
Le pictogramme à gauche du nom indique d'un coup d'œil l'état des fichiers du document :
| Pictogramme | Signification |
|---|---|
| Feuille en pointillés | Pas de fichier original. |
| Feuille pleine | Fichier original présent. |
| Badge trombone | Le document a des pièces jointes. |
| Badge signature vert | Le fichier original est signé par tous les signataires. |
L'onglet État d'avancement : pictogramme de fichiers, colonne REV et œil de visualisation.
Le pictogramme d'état des fichiers (ici : fichier original signé).
L'œil, au survol de la ligne : ouvre la visionneuse sur le fichier original.
La colonne REV : numéro de révision du document (voir section 6).
Sur un document importé sans circuit, le crayon apparaît aussi au survol : il ouvre la fenêtre de modification des informations (et de remplacement du fichier si le document en contient un).
5Suivre les circuits d'approbation et de signature
Les colonnes APPROBATION et SIGNATURE affichent désormais le détail du circuit : sa nature — Séquentiel ou Parallèle — et une pastille par participant. Une pastille verte cochée signale une action faite, une rouge barrée un refus, une pastille neutre une action à faire. Un petit triangle rouge signale un participant désactivé ou supprimé.
- Survolez une pastille participant : l'infobulle précise l'action et sa date — « Pierre Vincendeau a approuvé le 11/06/2026 ».
- Survolez la pastille Séq / Par : une mini-fenêtre récapitule tout le circuit, participant par participant, avec les dates.
Au survol de « Séq », le récapitulatif du circuit s'affiche avec l'action et la date de chaque participant.
La pastille Séq : la nature du circuit ; son survol ouvre le récapitulatif.
La pastille du participant : verte cochée, il a approuvé.
6Consulter les révisions d'un état d'avancement
Certains états d'avancement avec certificat de paiement joint montent en révision au fil des validations : chaque validation d'un approbateur crée une nouvelle révision, photographie exacte du document à cette étape. La liste affiche toujours la dernière révision ; la colonne REV donne son numéro.
- Cliquez sur le document : si plusieurs révisions existent, un sélecteur « Révisions » apparaît en tête du panneau de détail.
- Chaque onglet du panneau (Détails, Activités, Approbation) présente alors une carte par révision, de la plus récente à la plus ancienne, avec ses propres informations, fichiers et circuit.
- Les fichiers de chaque révision se visualisent et se téléchargent depuis leur carte.
Le panneau de détail d'un document en révision 3 : sélecteur « Révisions » et carte par révision.
Le sélecteur de révisions : « Toutes » ou une révision précise.
La carte de la révision 3 : origine, informations et fichiers propres à cette révision.
7Atteindre le suivi financier d'un lot
Sur les documents État d'avancement, Certificat de paiement et Facture, un picto flèche-externe apparaît à droite du nom du lot (colonne LOTS au survol ; panneau de détail en permanence). Un clic ouvre le tableau financier du lot, positionné sur la période du document (ou le mois courant si le document n'a pas de période).
8FAQ
- Pourquoi les compteurs des boutons filtres changent-ils quand je change d'onglet ?
- Ils sont contextuels : sur un onglet de type, ils ne comptent que les documents de ce type. La somme des onglets de type correspond au compteur de « Tous les documents ».
- J'ai coché des documents mais l'export contient toute la liste. Est-ce normal ?
- Oui. La commande « Exporter » porte toujours sur les documents répondant aux filtres affichés, jamais sur la sélection. Pour récupérer les fichiers de votre sélection, utilisez « Télécharger » dans le bandeau du bas.
- Je ne retrouve plus une colonne sur un onglet.
- Chaque onglet ne propose que les colonnes pertinentes pour son type de document, et votre sélection est mémorisée par onglet. Ouvrez « Colonnes » sur l'onglet concerné pour la réactiver.
- Que signifie le nombre de la colonne REV ?
- C'est le numéro de la révision courante du document. La quasi-totalité des documents reste en révision 1 ; seuls les états d'avancement avec certificat de paiement joint montent en révision au fil des validations.
- Puis-je supprimer une ancienne révision ?
- Non. La suppression d'un document révisé retire uniquement sa dernière révision ; le document revient alors à la révision précédente.
- Le triangle rouge sur une pastille de participant, qu'est-ce que c'est ?
- Ce participant a été désactivé ou supprimé alors qu'il doit encore approuver ou signer. Rapprochez-vous du gestionnaire du circuit pour le remplacer.