Guide pas à pas — comprendre les circuits automatiques appliqués à vos documents

Lorsque votre projet utilise les circuits pré-paramétrés, l'ajout d'un document dans le Suivi financier peut lancer automatiquement une demande d'approbation et/ou de signature auprès des bonnes personnes, sans que vous ayez à les désigner. Cette notice explique ce qui se passe à l'ajout d'un document, comment suivre les circuits, et ce que votre rôle vous permet de faire.

1Ce qui se passe à l'ajout d'un document

1. Vous ajoutez un document : import depuis l'explorateur (Facture, Commande, État d'avancement, Autre) ou export PDF depuis le tableau financier (Reporting, État d'avancement, Certificat de paiement, Rapport d'activité).
2. Le système recherche le circuit pré-paramétré correspondant au type du document et à chacun de ses lots.
3. S'il en trouve, le circuit d'approbation et/ou de signature se lance automatiquement : les participants reçoivent leur demande sans intervention de votre part.
4. Le circuit apparaît dans les colonnes APPROBATION / SIGNATURE de la liste et dans l'onglet Approbation du panneau de détail — exactement comme un circuit lancé à la main.

Liste des documents : les circuits lancés automatiquement apparaissent dans les colonnes APPROBATION / SIGNATURE.

Colonne Approbation : état du circuit d'approbation du document.

Colonne Signature : état du circuit de signature.

2Document sur plusieurs lots

• Les approbateurs et signataires de tous les lots concernés sont réunis, sans doublon.
• Si au moins un lot est paramétré en parallèle, tout le monde est sollicité en même temps ; sinon l'ordre est reconstitué rang par rang (tous les 1ers, puis les 2es…).

3Approuver ou signer

• Rien ne change dans votre quotidien : vous recevez et traitez les demandes d'approbation / de signature comme d'habitude (onglets Activités et Approbation du document).
• Une demande issue d'un circuit automatique se traite exactement comme une demande manuelle.

4Ce que votre rôle permet

• Manager (projet) et Administrateur (lot) : peuvent supprimer un circuit lancé automatiquement pour refaire des demandes manuelles.
• Éditeur (lot) : ne peut pas supprimer un circuit automatique. Il peut faire des demandes manuelles uniquement sur un document qu'il a créé, lorsqu'aucun circuit pré-paramétré ne s'y applique.

5Questions fréquentes

J'ai ajouté un document sans fichier : pourquoi la signature ne se lance pas ?

La signature électronique exige un fichier PDF. Sur un document sans fichier, seule l'approbation peut se lancer. Comme un fichier ne peut pas être rattaché a posteriori, la signature devra être traitée sur un document recréé avec fichier.

Une personne du circuit a quitté le projet, ma demande est-elle bloquée ?

Non. Un participant désactivé ou supprimé est ignoré au lancement : le circuit se poursuit avec les autres. Si plus personne n'est valide dans un volet, ce volet ne se lance pas.

Le même approbateur figurait sur deux lots du document : va-t-il approuver deux fois ?

Non, il n'est retenu qu'une fois (à sa position la plus précoce en mode séquentiel).

Le paramétrage a changé après l'ajout de mon document : mon circuit change-t-il ?

Non. Le circuit est figé à l'ajout du document ; les modifications de paramétrage ne valent que pour les documents ajoutés ensuite.

Aucun circuit ne s'est lancé, comment faire ?

Faites vos demandes manuelles comme aujourd'hui (bouton « Demande d'approbation » / « Demande de signature » du panneau de détail), ou signalez le couple lot × type manquant à votre administrateur.

Et pour les cautions ?

Le type « Caution » suit les mêmes règles dès lors que le module « Gestion des cautions » est actif — voir la notice utilisateur Gestion des cautions.