Guide pas à pas — déposer une caution et suivre son effet sur la retenue de garantie

La gestion des cautions vous permet de déposer les cautions bancaires de vos entreprises directement dans le module Documents. Une fois validée (approuvée et/ou signée par tous les intervenants), une caution vient automatiquement en déduction de la retenue de garantie calculée sur les certificats de paiement des lots concernés.

1Déposer une caution

1. Dans la liste des documents, cliquez sur Importer puis Caution (entre « État d'avancement » et « Autre »).
2. Sélectionnez le ou les fichiers PDF de vos cautions (glisser-déposer ou recherche). Un fichier est obligatoire : le bouton « Ajouter sans fichier » est grisé. Vous pouvez importer plusieurs cautions en une fois.
3. Associez au moins un lot à chaque fichier (« Sélectionner un lot »). Avec plusieurs fichiers, utilisez le bandeau du haut pour appliquer les mêmes lots à tous les documents en une fois (« Appliquer aux N documents »). Vous pouvez encore ajouter ou supprimer des fichiers à cette étape.
4. Cliquez sur Suivant : le système lit chaque document (reconnaissance automatique) et pré-remplit les champs — vérifiez-les avant de valider.
5. Complétez les informations : Nom de la banque, N° et Date de la caution (obligatoires) ; Objet, Maître d'Ouvrage, Entreprise, Remarque (facultatifs).
6. Saisissez le Montant HT ou TTC de la caution pour chaque lot : l'autre montant se calcule automatiquement avec le taux de TVA du lot. Les deux montants sont obligatoires pour chaque lot.
7. Besoin de changer de fichier ? « Modifier le document » remplace le PDF et relance la reconnaissance automatique.
8. Cliquez sur Ajouter : la caution apparaît dans la rubrique « Caution » de la liste des documents (entre « Commande » et « Autre »).

Liste des documents : l'item Caution du menu Importer.

Bouton Importer.

Item Caution du menu.

Étape de saisie : champs pré-remplis par la reconnaissance automatique, montants HT/TTC par lot.

Montants HT et TTC, ligne par lot concerné.

Informations de la caution, pré-remplies par la reconnaissance automatique.

2Consulter une caution

• Dans la rubrique « Caution », chaque ligne affiche les lots, l'entreprise, la date de la caution (colonne Date émission) et le total HT.
• Cliquez sur une ligne pour ouvrir le volet de droite : onglet Détails (banque, n°, date, objet, maître d'ouvrage, montants par lot), onglets Activités et Approbation (identiques aux autres documents).

Rubrique « Caution » de la liste des documents et les cautions qu'elle contient.

Rubrique Caution, entre « Commande » et « Autre ».

Volet Détails de la caution sélectionnée : banque, n°, date, objet, maître d'ouvrage et montants par lot.

3Validation de la caution

• Si un circuit d'approbation/signature est paramétré pour le type « Caution » et vos lots, il se lance automatiquement au dépôt. Les approbations et signatures fonctionnent comme pour tout autre document.
• Une caution est validée quand tous les intervenants du circuit ont approuvé et/ou signé.

4Effet sur la retenue de garantie

• Dès qu'une caution est validée, son montant HT s'ajoute automatiquement au champ « Caution » des paramètres financiers de chaque lot concerné.
• Ce champ est désormais en lecture seule (icône cadenas) : le lien « Voir les cautions validées (n) » affiche le détail des cautions qui composent le montant.
• Sur les certificats de paiement, la retenue de garantie diminue d'autant : elle n'est retenue que si la RG théorique dépasse le cumul des cautions validées.

Éditer le lot · Retenues : champ « Caution » verrouillé, calculé automatiquement.

« Voir les cautions validées (n) » : le détail des cautions composant le montant du lot.

5Questions fréquentes

Je ne vois pas l'item « Caution » dans le menu Importer.

L'option n'est pas activée pour votre entreprise, ou votre rôle ne permet pas l'import. Rapprochez-vous de votre administrateur.

La reconnaissance automatique n'a rien pré-rempli.

Certains PDF scannés sont difficiles à lire. Saisissez les champs manuellement — rien n'est bloquant.

J'ai saisi le montant TTC, le HT affiché ne correspond pas.

Le calcul utilise le taux de TVA enregistré dans les paramètres du lot. Vérifiez ce taux avec votre administrateur, puis corrigez le montant : votre dernière saisie fait foi.

La caution est déposée mais le champ « Caution » du lot n'a pas bougé.

Le montant n'est pris en compte qu'une fois la caution entièrement validée (toutes les approbations et signatures obtenues). Suivez l'avancement dans l'onglet Approbation.

Le montant « Caution » du lot a diminué tout seul.

Une caution précédemment validée a probablement été « dé-validée » (circuit modifié ou approbation/signature supprimée). Le cumul est recalculé automatiquement. Consultez l'onglet Activités de la caution.

Puis-je supprimer le circuit lancé automatiquement sur ma caution ?

Administrateur (lot) et Manageur (projet) : oui, et vous pouvez en définir un autre. Éditeur (lot) : non ; vous ne pouvez créer un circuit que si le document n'en a pas par défaut.

Que se passe-t-il si l'option est désactivée ?

Les cautions déposées restent consultables dans la rubrique « Caution », mais aucun nouvel import n'est possible. Le champ « Caution » des lots garde sa dernière valeur et redevient saisissable manuellement.