Saisir votre avancement dans les plages mensuelles définies par le projet

Le calendrier des demandes d’acompte définit, pour chaque mois, la plage de dates pendant laquelle vous pouvez saisir votre avancement. Il est défini par le manager de projet sur les groupements de lots du tableau financier. Cette notice s'adresse aux Éditeurs et Observateurs de lot : repérer les calendriers, savoir quand saisir, et comprendre pourquoi la fenêtre passe parfois en consultation.

1Repérer les calendriers dans le tableau financier

Chaque ligne de groupement de lots porte une icône calendrier, dont la couleur indique la situation :

L'icône calendrier sur chaque ligne de groupement du tableau financier.

Icône grise : aucun calendrier ne s’applique à « LOTS VENTES ».

Icône orange pleine : « 2. TRAVAUX » a son propre calendrier — c’est lui qui s’applique, pas celui de « LOTS DÉPENSES ».

Icône orange en contour : « BATIMENT 1 » hérite du calendrier de « 2. TRAVAUX », le parent le plus proche.

2Savoir où en est la facturation : le mois courant

Survolez l'icône calendrier d'un groupement : l'infobulle affiche le mois de facturation courant avec sa plage de saisie, et le mois suivant avec la sienne. Vous savez ainsi pourquoi la saisie est éventuellement fermée et quand elle rouvrira.

L'infobulle de l'icône calendrier : mois courant et mois suivant avec leurs plages de saisie.

L'infobulle affichée au survol de l'icône du groupement « 2. TRAVAUX ».

Le mois de facturation courant est le dernier mois du calendrier dont le début de saisie est atteint. Il reste « courant » jusqu'au début de saisie du mois suivant — même une fois sa plage de saisie fermée, le temps de la vérification.

3Consulter le détail d'un calendrier

Cliquez sur l'icône calendrier : la fenêtre s'ouvre en consultation (seul le manager de projet peut modifier). Vous y lisez, mois par mois, le début et la fin de saisie, le nombre de jours et l'état (Passé / En cours / À venir). Les mois absents du calendrier — sans saisie autorisée — sont signalés.

Le calendrier d'un groupement en consultation : plages mensuelles, nombre de jours et état.

4Saisir votre avancement pendant la plage

Un texte permanent, au-dessus du tableau d'avancement, vous situe par rapport au calendrier :

1. Pendant la plage (texte vert), saisissez votre avancement normalement sur le mois de facturation courant.
2. Le champ « Avancement au » est pré-rempli avec la date de fin de la plage ; vous pouvez le modifier, uniquement à l'intérieur de la plage.

Plage ouverte : message vert et saisie d'avancement avec la date bornée à la plage.

Le message vert : la saisie du mois courant est ouverte, avec ses dates.

Le champ « Avancement au », pré-rempli à la fin de plage et borné à la plage.

5Hors plage : la fenêtre passe en consultation

En dehors de la plage de saisie, la fenêtre d'avancement est en consultation : les champs de saisie sont grisés et un badge « Consultation » s'affiche. Le message du haut vous indique quand la saisie rouvrira. Les autres opérations (documents, imports…) restent disponibles selon vos droits.

Hors plage : message bleu annonçant la prochaine plage et badge Consultation.

Le message bleu : la saisie du mois suivant ouvrira du 20 au 30.

Le badge « Consultation » : les champs d'avancement sont désactivés.

6Choisir le mois affiché

Le filtre de période, dans l'onglet « Suivi financier », liste les mois de facturation réels du calendrier : les mois passés et le mois courant (badge « courant »), le plus récent en premier. Sélectionnez un mois passé pour consulter l'avancement correspondant — la fenêtre passe alors en consultation, avec une phrase le rappelant.

Le filtre de période : un seul mois sélectionnable parmi les mois de facturation du calendrier.

La pastille de période, calée par défaut sur le mois de facturation courant.

La liste des mois : mois passés et courant, groupés par année.

7FAQ

Pourquoi ne puis-je pas saisir mon avancement aujourd'hui ?

Votre lot est couvert par un calendrier des demandes d’acompte et la date du jour est hors de la plage de saisie du mois courant. Le message en haut de la fenêtre indique quand la saisie rouvrira.

Puis-je saisir l'avancement d'un mois passé ?

Non : la saisie n'est possible que sur le mois de facturation courant, pendant sa plage. Les mois passés restent consultables via le filtre de période. En cas de mois manqué, votre administrateur de lot ou manager de projet peut saisir à votre place, ou le manager peut rouvrir la plage du mois concerné.

Pourquoi la date « Avancement au » est-elle limitée ?

Elle doit rester dans la plage de saisie du mois : c'est la garantie que chaque avancement est bien rattaché à son mois de facturation.

Que signifie un mois absent du calendrier ?

Le manager de projet l'a retiré (par exemple une fermeture comptable de fin d'année) : aucune saisie n'est autorisée pour ce mois.

Pourquoi l'export du certificat de paiement est-il désactivé ?

Dès qu'un calendrier s'applique au lot, les certificats de paiement sont émis par le processus de demande d'acompte validé par la MOE/MOA, et non plus par export manuel. L'export de l'état d'avancement seul reste disponible.

Je ne vois aucune icône calendrier.

L'option « Calendrier des demandes d’acompte » n'est pas activée pour votre projet. Référez-vous à votre manager de projet.